La Gaceta del Centinela
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La diferencia entre responsable del tratamiento y encargado del tratamiento es fundamental en el RGPD. El encargado trata datos en nombre del responsable y solo puede hacerlo según sus instrucciones. Si un proveedor tuyo accede a datos de tus clientes o empleados (hosting, software de gestión, gestoría, etc.) probablemente actúa como encargado y necesitas un contrato específico.
Puntos clave
El responsable del tratamiento es quien decide el 'para qué' y el 'cómo' se tratan los datos. El encargado solo ejecuta instrucciones del responsable. El mismo proveedor puede ser responsable de sus propios datos y encargado de los tuyos. Por ejemplo, una empresa de mensajería es responsable de sus propios sistemas, pero encargado cuando gestiona datos de tus clientes para entregas.
| Rol | Quién es | Quién decide finalidad y medios |
|---|---|---|
| Responsable | Tu empresa | Tú |
| Encargado | Tu proveedor con acceso a datos | Tú (el proveedor ejecuta) |
| Corresponsable | Cuando ambas partes deciden conjuntamente | Ambas partes conjuntamente |
El contrato debe formalizar la relación y contener como mínimo: objeto y duración del tratamiento, naturaleza y finalidad del tratamiento, tipo de datos y categorías de interesados, obligaciones y derechos del responsable. Debe incluir también las cláusulas sobre subcontratación, devolución o destrucción de datos al finalizar el contrato, y cooperación ante ejercicio de derechos o brechas.
El art. 37 RGPD hace obligatorio el nombramiento de un Delegado de Protección de Datos en tres supuestos: (1) Autoridades u organismos públicos; (2) Organizaciones que realizan operaciones de tratamiento que requieren observación habitual y sistemática de interesados a gran escala; (3) Organizaciones que tratan a gran escala categorías especiales de datos (salud, biométricos, condenas penales, origen racial…). En los demás casos es voluntario pero recomendable.
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